Jak na snadnou archivaci?

Proč používat archivační krabice?

Archivační krabice jsou navržené tak, aby dlouhodobě chránily dokumenty před prachem, světlem i vlhkostí a zároveň umožnily jejich přehledné uložení. Díky pevné konstrukci jsou snadno stohovatelné, drží tvar a šetří místo v regálech i na paletách. Nabízíme krabice v různých rozměrech, s potiskem i bez potisku, takže si můžete vybrat přesně takový typ, který odpovídá vašemu způsobu archivace i vizuálním preferencím. Krabice lze jednoduše popisovat, což výrazně usnadňuje orientaci v uložených dokumentech.

Dva hlavní způsoby archivace

1) Archivace dokumentů bez použití šanonů

Tento způsob archivace je ideální ve chvíli, kdy chcete uvolnit místo v kanceláři, ale zároveň nechcete šanony vyhazovat. Dokumenty se jednoduše přesunou ze šanonu na archivační spony pomocí přenašeče, pevně se zajistí a uloží do archivačních krabic menšího formátu. Šanony tak zůstávají prázdné a můžete je znovu použít pro další účetní období nebo nové projekty. Hotové svazky se následně ukládají do větších archivačních krabic s víkem, které jsou připravené ke skladování v regálech, archivu nebo na paletě. Výsledkem je kompaktní, přehledný a prostorově úsporný systém, který zároveň šetří náklady.

2) Archivace dokumentů se šanony

Pokud potřebujete zachovat kompletní šanony — například kvůli rychlé orientaci nebo častějším kontrolám — můžete je ukládat přímo do archivačních krabic určených pro šanony. Tento způsob je vhodný pro účetní období, která se ještě mohou používat, nebo pro dokumenty, kde je důležité ponechat původní strukturu. Krabice jsou pevné, stohovatelné a chrání obsah před poškozením, takže se hodí i pro dlouhodobé uložení.

Co všechno musíte archivovat?

Archivace se netýká jen faktur a účetních knih. V praxi je potřeba uchovávat široké spektrum dokumentů, které dokazují ekonomickou, právní i technickou činnost firmy. Patří sem veškeré daňové a účetní doklady, smlouvy s dodavateli a odběrateli, korespondence se státními institucemi, dokumentace k majetku a strojům, servisní protokoly, certifikáty, záznamy o školeních, interní směrnice, personální dokumentace, technické manuály a další podklady, které mohou být důležité.

Každý typ dokumentu má jinou dobu povinné archivace, a proto je vhodné mít systém, který umožní jasné označení, třídění podle let a rychlou orientaci v uložených materiálech.

Tipy pro přehlednou archivaci

• používejte jednotný systém popisování (rok, oddělení, typ dokumentu)

• ukládejte krabice podle let nebo podle agendy

• archivujte vždy kompletní období

• šanony znovu využívejte, dokud je skutečně nepotřebujete vyřadit

• u větších archivů doporučujeme paletizaci a stohování do výšky

Archivace nemusí být složitá

S kvalitními archivačními krabicemi a příslušenstvím vytvoříte systém, který je přehledný, bezpečný a dlouhodobě udržitelný. Ať už archivujete pár dokumentů nebo celé roční agendy, správné obaly vám ušetří čas i prostor.